Que vous soyez un cabinet d'avocats en plein essor ou que vous cherchiez simplement une solution à votre volume d'appels croissant, une service de réponse téléphonique peut être la meilleure solution. Toutefois, il n'est pas judicieux d'opter pour votre premier choix. Pour prendre la meilleure décision pour votre entreprise, essayez de poser les six questions suivantes avant d'embaucher un service de réponse juridique.
Qu'est-ce qu'un service de réponse juridique ?
Un répondeur juridique gère le volume d'appels entrants d'un cabinet d'avocats. Une réceptionniste principale ne peut traiter qu'un nombre limité d'appels par jour. Au fur et à mesure que les cabinets se développent, ils ont souvent besoin d'une aide plus importante pour gérer un volume d'appels toujours plus important.
Cependant, un service de réponse téléphonique de qualité offre bien plus qu'une simple réponse téléphonique à une entreprise.
Que fait un service de réponse juridique ?
En plus de répondre aux demandes de renseignements de base et même de prise de rendez-vousUn bon service d'accueil téléphonique adapte ses offres aux besoins spécifiques de l'entreprise. Ces services comprennent :
- Réceptionniste virtuelle
- Accueil juridique
- Acheminement automatisé des appels
- Accueil des nouveaux clients
- Soutien en cas de débordement ou en dehors des heures normales de travail
- Réponses à la soumission de formulaires Web
- Importation/Support CRM
- Courrier électronique et courrier postal
- Rapports
En outre, les services de réponse téléphonique des cabinets d'avocats sont également utiles pour les campagnes à court terme. Par exemple, si un cabinet s'engage dans une action collective, il peut obtenir l'aide d'un centre de contact pour les appels sortants dans des domaines tels que.. :
- Génération de prospects B2C
- Recherche des bénéficiaires de l'aide au règlement
- Appels de suivi pour les entretiens
- Suivi de la paperasserie
- Appels et réponses aux appels et courriels des plaignants
Six questions à poser
Avant de prendre une décision définitive sur un service de réponse téléphonique pour cabinet d'avocats, assurez-vous qu'il apporte de bonnes réponses aux questions suivantes :
1. Quelle est votre expérience ?
Assurez-vous que le service d'accueil téléphonique que vous choisissez a de l'expérience dans le domaine concerné. Explorez leur site web et trouvez les études de casIls peuvent également fournir des informations sur leur travail et leur expérience dans l'industrie juridique, des fiches de vente ou d'autres informations.
L'expérience s'accompagne de critiques. Faites des recherches au-delà de leur site web pour voir ce que d'autres clients ont à dire à leur sujet. Tenez compte du nombre d'évaluations de l'entreprise et de la fréquence à laquelle les évaluations sont publiées et font l'objet d'une réponse.
2. Quelle est la disponibilité de votre centre d'appel ?
La disponibilité du centre de contact est un élément extrêmement important. Par exemple, les agents qui répondent aux appels peuvent se trouver dans un fuseau horaire différent. Les propriétaires d'entreprise doivent s'assurer que, quel que soit le fuseau horaire, les agents qu'ils paient sont en mesure de traiter leur volume d'appels chaque fois qu'ils ont besoin d'aide.
Idéalement, la plupart des chefs d'entreprise recherchent des centres de contact disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les agents traitent les volumes d'appels à toute heure, même lorsque l'entreprise est fermée. Couvrir les appels à toute heure est crucial pour toute entreprise, en particulier pour un cabinet d'avocats.
3. Prenez-vous en charge l'accueil juridique ?
L'un des services les plus vitaux d'un service de réponse juridique est celui qui garantit que les nouveaux clients sont entendus et que leurs affaires sont prises en charge. Comme le savent la plupart des propriétaires et des associés de cabinets d'avocats, l'accueil des clients est l'élément vital du cabinet.
Un bon service de réponse téléphonique pour avocats ou juristes propose des agents formés et spécialisés dans l'accueil juridique. Ils filtrent les appels pour les entreprises, grandes et petites, et sont capables de recevoir des centaines d'appels, de chats et de soumissions de formulaires sur le site web chaque jour.
4. Avez-vous des agents bilingues ?
L'absence d'agents bilingues ou multilingues signifie qu'une entreprise se prive d'une grande partie de ses clients potentiels. Les embaucher par ses propres moyens peut coûter environ $30 000 par an. Un service de réponse juridique doit proposer plusieurs options linguistiques, voire le plus grand nombre possible.
Outre des agents bilingues et multilingues, le centre de contact doit également disposer d'agents formés et spécialisés dans la communication en langue des signes américaine ou dans d'autres méthodes de communication pour les personnes handicapées.
5. Êtes-vous en mesure de personnaliser vos services ?
Aucun cabinet juridique n'est identique. Ils ont donc besoin de quelque chose de plus qu'une solution unique. Les centres de contact ayant une grande expérience du secteur juridique comprennent les besoins de ce créneau. Ils savent également que ces besoins changent selon qu'il s'agit d'une petite ou d'une grande entreprise.
L'évolutivité du centre de contact est également un facteur clé. Au fur et à mesure que les besoins d'une entreprise évoluent, le centre de contact choisi doit être en mesure de s'adapter à la hausse ou à la baisse. Si l'entreprise est soudainement confrontée à une action collective, le centre de contact doit rapidement s'adapter, se préparer et répondre au téléphone dès que possible.
6. Vos agents et votre personnel ont-ils reçu une formation spécifique pour répondre aux questions des cabinets d'avocats ?
Il devient rapidement évident pour tout appelant si l'agent sait de quoi il parle. Un agent professionnel, courtois et bien informé fait la différence entre l'obtention d'un client et la perte d'une belle opportunité.
Il est absolument nécessaire que les agents d'un centre de contact soient formés spécifiquement à la réponse aux cabinets d'avocats et aux avocats. Ils doivent connaître le cabinet client ainsi que la terminologie du secteur et les procédures générales. Un agent professionnel donne immédiatement à l'appelant l'assurance que son dossier est entre de bonnes mains.
En savoir plus sur notre service de réponse aux cabinets d'avocats
AnswerNet est fier d'être un vétéran dans le domaine de la réponse juridique. Nos services vont de la réception virtuelle à l'accueil juridique et aux recours collectifs.
Nous formons les agents à agir comme une extension de l'équipe de l'entreprise cliente. Nous travaillons avec les propriétaires de l'entreprise pour développer des scripts afin que tous les appels soient traités selon les spécifications individuelles.
Les agents ont une disponibilité illimitée et répondent aux appels 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an. Nous nous engageons à être au téléphone lorsque l'équipe interne d'une entreprise ne peut pas l'être, et nous veillons à ce que les clients de l'entreprise reçoivent le soin et l'attention qu'ils méritent.
Si vous êtes prêt à en savoir plus sur ce qu'AnswerNet peut faire pour votre entreprise, nous contacter aujourd'hui.
