La communication corporate est une source de confusion et de frustration pour beaucoup. Les employés à tous les niveaux se sentent souvent submergés par des courriels inutiles, des réunions et d’autres formes de bureaucratisme managérial.
Nous vivons dans un monde d’énormes variations, où la diversité est célébrée. Mais si dans le monde moderne il existe des éléments qui sont universellement médisables d’être détestés, les courriels spam et les mauvais rédacteurs de texte seraient certainement parmi eux.
Il existe de nombreuses règles non verbales en matière d’art de la communication professionnelle. La règle d’or ‘ Gardez-le simple ’ s’applique parfaitement. Ces règles générales de communication peuvent servir de repères simples pour faciliter la vie à vous-même et à votre équipe respective.
Quand et où utiliser l’étiquette
Lors de l’utilisation adéquate de l’emailing et de la messagerie chat, veuillez respecter les règles suivantes afin de garder le message professionnel et de maintenir un niveau de volume et une qualité de communication optimales :
Éthique des courriels
Recevez-vous des centaines d’emails par jour ? Certains d’entre eux sont importants, d’autres sont drôles, d’autres encore sont éducatifs, et d’autres encore sont simplement des collègues qui se demandent comment vous allez.
Ci-dessous, quelques conseils utiles pour garder vos courriels professionnels et les boîtes aux lettres de vos collaborateurs bien remplies :
Utilisez “ Répondre à tous ” avec parcimonie
Utilisez uniquement la fonction “ Répondre à tous ” lorsque tout le monde de la chaîne doit voir votre réponse.
Seuls les parties ayant besoin de copie
Vous ne voulez pas remplir les boîtes aux lettres des gens d’informations qui n’ont aucun rapport avec eux.
Supprimer les personnes inutiles des chaînes
Ne craignez pas d’omettre une personne d’une chaîne de courriels si vous savez que sa participation n’est plus nécessaire.
Évitez d’envoyer des messages de remerciement à tous
Doit-on envoyer une note de remerciement à la personne qui a envoyé le courriel ? Oui ! Mais il n’y a aucune raison d’envoyer cette note à tous ceux qui ont été copié-collés.
Utilisez votre téléphone lorsque cela a du sens
Lorsque vous devez transmettre rapidement et efficacement des informations à quelqu'un, un appel téléphonique reste toujours la meilleure solution. De plus, il apporte une touche personnelle à votre journée.
Pourquoi est-il si important de prendre conscience des messages que l’on envoie ? Voici quelques statistiques à ce sujet. Gestion des courriels et la journée de travail moyenne d'un Américain :
- Un employé d'entreprise moyen peut envoyer et recevoir jusqu'à 620 emails pendant une semaine de travail de 40 heures.
- Un employé moyen passe environ 28% heures par jour à lire, envoyer et répondre aux emails.
- 49% employés vérifiez leur adresse e-mail professionnelle toutes les quelques heures lorsque vous n’êtes pas en service.
Comment gérer l’afflux de ces messages ? Une chose est sûre : il faut trouver ce qui fonctionne pour vous.
Tout le monde a son système et il n’existe pas de bonne ou mauvaise façon de procéder. Certains personnes ne peuvent pas se désabonner pour la journée tant que leur boîte de réception n’est pas vide. D’autres ont des dizaines de milliers d’emails dans leur boîte de réception, et c’est tout à fait acceptable. Trouvez un système qui fonctionne pour vous et suivez-le.
Éthique du chat
Il existe aujourd'hui tellement de plateformes de chat. Que votre entreprise utilise Mattermost, Slack, Flock, Microsoft Teams, Dans tous les autres cas, ou dans ceux des autres applications disponibles, les règles de communication s’appliquent dans une large mesure.
Voici quelques conseils pour discuter avec vos collègues :
Ne forcez pas les gens à deviner
Lors de l’envoi d’un message, n’insérez pas « Hey », « Hi » ou le nom de la personne, puis attendez un moment avant de passer au sujet principal. Partagez les informations dans le message initial. Personne ne veut jouer au jeu du détective.
Le ghosting est une réalité
Les gens peuvent voir quand vous tapez et pendant combien de temps vous tapez. N'oubliez pas non plus de cliquer sur « Envoi » lorsque vous avez terminé.
Le spam est non professionnel
Ne surchargez pas en envoyant des messages après des messages. Donnez à la personne avec qui vous parlez le temps de répondre à chaque question.
Considérez votre public
Vous parlez avec vos collègues, pas avec un ami par SMS. Utilisez des phrases complètes et essayez de présenter vos idées de manière claire et concise.
Gérez vos attentes
Tout le monde n’est pas au même niveau. Certains personnes ont tendance à tarder à répondre en chat, et les charges de travail de chacun sont différentes. Soyez patient, et ils vous répondront dès qu’ils pourront.
Avez-vous besoin d’une meilleure façon de communiquer avec les employés et les clients ?
Quelle que soit votre méthode de communication, prenez le temps, soyez patient et élégant. Lorsque vous devez utiliser les bonnes règles d’éthique de la messagerie électronique et de la discussion, écrivez avec empathie et compréhension. Après tout, vous rédigez des messages de discussion et des e-mails pour partager vos réflexions.
Le meilleur processus consiste à être direct et concis. Peu importe ce que vous écrivez, si vous pensez que quelqu’un pourrait interpréter votre message de manière erronée, il en sera probablement ainsi. Prenez donc quelques minutes et réécrivez ou délaissez-le pour vous libérer la tête et revenir à votre travail plus tard.
Avec le volume de courriels et de messages de chat que nous recevons quotidiennement de la part de nos collègues, il est difficile d’imaginer ce que cela serait si nous ajoutions la messagerie client externe à cette mixité. C’est là que le service d’assistance téléphonique comme celui de AnswerNet AnswerNet fonctionne sur une plateforme omnicanal permettant aux agents de répondre à vos appels, aux messages de chat et aux e-mails.
Laissez quelqu'un s'occuper d'une partie de votre service client, afin que vous et votre équipe puissiez vous concentrer sur des choses plus importantes. Cliquez ici pour plus d’informations concernant les services omnicanaux d’AnswerNet.
