Las comunicaciones corporativas son una fuente de confusión y frustración para muchos. Los trabajadores de todos los niveles suelen sentir que están sumidos en un exceso de correos electrónicos, reuniones y otras formas de burocracia administrativa innecesarias.
Vivimos en un mundo de enorme diversidad, donde se celebra la diversidad. Pero si hay cosas en el mundo moderno que son universalmente reprobadas, los correos electrónicos no deseados y los mal comunicados sin duda estarían entre ellas.
Hay una serie de reglas no escritas cuando se trata del arte de la comunicación profesional. La regla de oro de ‘hacerlo simple’ es muy apropiada. Estas reglas generales de comunicación pueden servir como simples pautas para facilitar la vida a ti mismo y a tu equipo.
Cuando y dónde utilizar la etiqueta de la cortesía
Al aplicar la correcta etiqueta de correo electrónico y chat, utilice estas consideraciones para mantener la comunicación profesional, mantener el volumen bajo y aumentar el valor:
Etiqueta de correo electrónico
¿Recibe cientos de emails al día? Algunos de ellos son importantes, otros son divertidos, otros son educativos y otros son simplemente un medio para que tus compañeros de trabajo sepan cómo estás.
A continuación se presentan algunos consejos útiles para mantener los correos electrónicos profesionales y las carpetas de entrada de los miembros de tu equipo libres de contenido no deseado:
Utilice “Responder a todos” con moderación
Utilice “Responder a todos” solo cuando todos los miembros de la cadena necesiten ver su respuesta.
Solo partes que requieran copia
No quieres inundar las carpetas de correo de las personas con información que no les sea relevante.
Eliminar a las personas innecesarias de las cadenas
No tenga miedo de omitir a alguien de una cadena de correos electrónicos si sabe que su participación ya no es necesaria.
Evite enviar notas de agradecimiento a todos
¿Debería enviar una nota de agradecimiento a la persona que envió el correo electrónico? ¡Sí! Pero no hay razón para enviarlo a todos los que fueron copiado.
Utiliza tu teléfono cuando sea necesario
Cuando necesitas transmitir información a alguien de forma rápida y eficiente, una llamada telefónica sigue siendo la mejor opción. Además, aporta un toque personal a tu día a día.
¿Por qué es tan importante tener en cuenta los mensajes que transmitimos? Aquí hay algunas estadísticas sobre el tema: Gestión de correo electrónico y la jornada laboral promedio de un estadounidense:
- El empleado típico de una oficina puede enviar y recibir hasta 620 correos electrónicos durante una semana laboral de 40 horas.
- Un empleado promedio pasa aproximadamente 28% horas de su jornada laboral leyendo, enviando y respondiendo a correos electrónicos.
- 49% empleados Comprueba su correo electrónico de trabajo cada pocas horas cuando no está trabajando.
¿Cómo debemos gestionar la afluencia de estas comunicaciones? Una cosa es cierta: necesitas encontrar lo que funcione para ti.
Cada persona tiene su propio sistema y no hay una manera correcta o incorrecta. Algunos no pueden desconectar durante el día hasta que su bandeja de entrada esté vacía. Otros tienen decenas de miles de correos electrónicos en su bandeja de entrada y eso está bien. Encuentra un sistema que funcione para ti y sigue ese método.
Etiqueta de conversación
Hoy en día existen muchas plataformas de chat. Ya sea que su empresa utilice Mattermost, Slack, Flock, Microsoft Teams, Si utilizas cualquiera de las otras aplicaciones disponibles, las reglas de comunicación se aplican de manera general.
Aquí hay algunas consideraciones para conversar con tus compañeros de trabajo:
No hagas que la gente hunda la ceja
Al iniciar un mensaje, no escriba «Hola», «Hola» o el nombre de la persona, y déjese un momento antes de entrar en el tema principal. Comparta la información en el mensaje inicial. Nadie quiere jugar a un juego de adivinanzas.
El ghosting es una realidad
La gente puede ver cuándo estás escribiendo y cuánto tiempo estás escribiendo. Y no olvides pulsar enviar cuando hayas terminado.
El spam no es profesional
No exageres al enviar mensajes tras mensajes. Da tiempo a la persona con la que estás hablando para responder a cada pregunta.
Considere su público
Estás hablando con tus compañeros de trabajo, no enviando mensajes de texto a un amigo. Usa oraciones completas y trata de transmitir pensamientos claros y concisos.
Gestiona tus expectativas
No todos están al mismo nivel. Algunas personas tardan mucho en responder en el chat, y las cargas de trabajo de todos son diferentes. Ten paciencia y ellos se pondrán en contacto contigo cuando puedan.
¿Necesita una forma mejor de comunicarse con los empleados y los clientes?
Sea cual sea tu método de comunicación, toma tu tiempo y ten paciencia y gracia. Cuando sea necesario usar la correspondencia apropiada y el lenguaje de chat, escribe con empatía y comprensión. Después de todo, estás escribiendo chats y correos electrónicos para compartir tus pensamientos.
El mejor proceso es ser directo y conciso. No importa qué escribas, si crees que alguien podría interpretarlo de manera errónea, es muy probable que lo haga. Así que toma unos minutos y vuelve a reescribirlo o déjaselo para despejar la mente y volver a intentarlo más tarde.
Con la cantidad de mensajes de correo electrónico y chat que recibimos diariamente de nuestros compañeros de trabajo, es difícil imaginar cómo sería si incorporáramos la comunicación externa con clientes y proveedores a la ecuación. Ahí es donde un centro de atención al cliente como AnswerNet entra en acción. AnswerNet funciona en una plataforma omnicanal que permite a los agentes atender sus llamadas, mensajes de chat y correos electrónicos.
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