Lorsque vous mettez fin à l'appel, remerciez votre interlocuteur d'avoir contacté votre entreprise. Par exemple, terminez la conversation en disant quelque chose comme "Merci d'avoir appelé [nom de l'entreprise]. Passez une bonne journée !"

10. Suivi si nécessaire

Après l'appel, assurez le suivi de l'appelant si nécessaire. Il peut s'agir d'envoyer un courriel ou de passer un autre appel téléphonique pour fournir de plus amples informations ou assurer le suivi d'un problème. Vous montrerez ainsi que vous vous engagez à fournir un excellent service à la clientèle et que vous êtes prêt à vous surpasser pour l'aider.

11. Personnaliser la conversation en utilisant le nom de l'appelant

Utiliser le nom de l'appelant au cours de la conversation est un moyen simple mais très efficace de créer une expérience personnalisée. Lorsque vous vous adressez à quelqu'un par son nom, vous lui témoignez du respect et l'aidez à se sentir reconnu, ce qui conduit souvent à une interaction plus positive.

Il n'est pas nécessaire d'en faire trop : il suffit d'intégrer naturellement le nom de l'appelant dans la discussion à quelques reprises. Gardez cette technique à l'esprit, non seulement pendant l'appel, mais aussi lors des communications ultérieures, car elle contribue à renforcer le sentiment d'appartenance et témoigne d'une véritable attention à l'égard de la personne.

12. Demander avant de mettre un appelant en attente

Si vous jugez nécessaire de mettre un appelant en attente, que ce soit pour une conversation personnelle ou professionnelle, demandez-lui d'abord la permission. En prenant le temps de vérifier, vous montrez que vous accordez de l'importance à son temps et vous vous assurez que vous respectez ses besoins.

Si l'appelant préfère ne pas être mis en attente, proposez-lui de le rappeler. Et si vous le mettez en attente, faites en sorte que son attente soit la plus courte possible - idéalement, pas plus d'une ou deux minutes. Ce petit geste de courtoisie contribue à maintenir le professionnalisme et laisse à l'appelant une impression positive de vos compétences en matière de communication.

13. Enregistrer les détails essentiels lors de la prise d'un message

Lorsque vous répondez à un appel pour quelqu'un d'autre, veillez à saisir toutes les informations essentielles. Notez le nom et le numéro de téléphone de l'appelant afin que le message parvienne à la bonne personne sans confusion. Il est également utile de noter la raison de l'appel et toute question ou demande spécifique que l'appelant a pu mentionner.

N'oubliez pas d'indiquer la date et l'heure de l'appel. De cette façon, le destinataire sait quand assurer le suivi et peut établir des priorités en conséquence. Une prise de notes minutieuse et précise permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et de s'assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.

14. Personnaliser votre message d'accueil avec l'identification de l'appelant

Si votre système téléphonique comprend l'identification de l'appelant, profitez-en pour rendre votre message d'accueil plus personnel. Lorsque vous reconnaissez le nom ou le numéro de l'appelant, saluez-le par son nom, par exemple "Bonjour", Mme TaylorMerci d'avoir appelé !" Ce petit détail ajoute instantanément une touche amicale et accueillante et montre à l'appelant que vous appréciez sa relation avec votre entreprise.

Les messages d'accueil personnalisés donnent d'emblée un ton positif et peuvent aider à mettre à l'aise les clients qui reviennent ou qui appellent fréquemment.

15. Informer les appelants de l'utilisation du haut-parleur

Si vous devez utiliser la fonction haut-parleur de votre téléphone pendant un appel, prévenez toujours votre interlocuteur avant de passer à la fonction haut-parleur. C'est particulièrement important si vous n'êtes pas seul, car la conversation pourrait être entendue par d'autres personnes se trouvant à proximité.

Informez l'appelant dès que possible et indiquez clairement les autres personnes présentes. Vous pouvez par exemple dire : "Je vous mets sur haut-parleur et je suis avec un collègue", ou simplement indiquer que d'autres personnes pourraient entendre. Cela permet de préserver la vie privée de l'appelant et d'instaurer un climat de confiance, afin que tout le monde se sente à l'aise pour partager des informations.

16. Mettre fin à l'appel de manière professionnelle

Il est important de terminer l'appel sur une note positive pour que l'appelant soit satisfait de son expérience et reparte avec une bonne impression de votre entreprise. En plus de demander si vous avez répondu à toutes les questions du client, vous pouvez résumer les étapes de l'appel pour vous assurer que vous êtes tous les deux sur la même longueur d'onde.

Lorsque vous mettez fin à l'appel, remerciez votre interlocuteur d'avoir contacté votre entreprise. Par exemple, terminez la conversation en disant quelque chose comme "Merci d'avoir appelé [nom de l'entreprise]. Passez une bonne journée !"

Il est également utile de faire savoir à l'interlocuteur que vous avez apprécié de l'aider et, le cas échéant, de mentionner que vous serez heureux de vous entretenir à nouveau avec lui à l'avenir. Maintenez un ton positif et courtois pendant toute la durée de l'appel. Pour les interactions professionnelles, il est bon de vérifier si l'interlocuteur souhaite discuter d'autre chose avant de prendre congé, afin que la conversation ne soit pas précipitée ou abrupte. L'objectif est toujours de terminer par une appréciation sincère et une attitude positive, en laissant à l'interlocuteur un sentiment de satisfaction et d'attention.

17. Si vous ne pouvez pas répondre, assurez-vous que votre boîte vocale est efficace

Lorsque vous n'êtes pas en mesure de répondre au téléphone, le message d'accueil de votre boîte vocale constitue la première impression des appelants. Pour qu'il soit à la fois professionnel et utile, incluez ces éléments essentiels :

• Indiquez clairement votre nom et votre entreprise afin que les appelants sachent qu'ils sont en contact avec la bonne personne.
• Exprimer ses regrets d'avoir manqué l'appel et faites savoir à l'appelant que son message est important pour vous.
• Invitez-les à laisser leur nom, leur numéro de téléphone et la raison de leur appel. afin de pouvoir répondre efficacement à leurs besoins.
• Mentionner la date à laquelle ils peuvent s'attendre à être rappelés ou fournir un délai si possible.
• Proposer un autre contact pour les demandes urgentes, le cas échéant.
• Garder un ton positif, courtois et concis-un message bref est souvent le plus efficace.

Un exemple de message d'accueil pourrait ressembler à ceci : "Bonjour, c'est Alex avec Société ABC. Je suis désolé d'avoir manqué votre appel. Veuillez laisser votre nom, votre numéro et un bref message, et je vous rappellerai dès que possible. En cas d'urgence, veuillez contacter mon collègue au poste 101. Je vous remercie et vous souhaite une excellente journée !"

En suivant ces lignes directrices, votre boîte vocale rassurera les appelants en leur montrant que leur message compte pour vous et que leurs besoins seront rapidement pris en compte.