La communication d'entreprise est une source de confusion et de frustration pour beaucoup. Les travailleurs de tous niveaux ont souvent l'impression d'être noyés sous les courriels inutiles, les réunions et autres formes de gonflement managérial.
Nous vivons dans un monde extrêmement varié, où la diversité est célébrée. Mais s'il y a des choses dans le monde moderne qui sont universellement détestées, les spams et les mauvais textos en font certainement partie.
Il existe une multitude de règles tacites dans l'art de la communication professionnelle. La règle d'or qui consiste à "faire simple" est tout à fait appropriée. Ces règles générales de communication peuvent servir de repères pour vous faciliter la vie, à vous et à votre équipe.
Quand et où utiliser l'étiquette
Lorsque vous respectez l'étiquette du courrier électronique et du chat, tenez compte des considérations suivantes pour que le message reste professionnel, que le volume soit réduit et que la valeur soit augmentée :
Etiquette du courrier électronique
Recevez-vous des centaines de courriels par jour ? Certains de ces courriels sont importants, d'autres sont drôles, d'autres encore sont éducatifs, et d'autres enfin sont simplement des collègues qui viennent prendre de vos nouvelles.
Vous trouverez ci-dessous quelques conseils utiles pour que vos courriels restent professionnels et que les boîtes de réception des membres de votre équipe ne soient pas trop pleines :
Utilisez la fonction "Répondre à tous" avec parcimonie
N'utilisez la fonction "Répondre à tous" que si tous les membres de la chaîne doivent voir votre réponse.
Seule la copie est requise Parties
Vous ne voulez pas inonder les boîtes de réception des gens avec des informations qui ne les concernent pas.
Supprimer les personnes inutiles des chaînes
N'hésitez pas à exclure quelqu'un d'une chaîne de courriels si vous savez que sa participation n'est plus nécessaire.
Éviter d'envoyer des notes de remerciement à tout le monde
Faut-il envoyer une note de remerciement à la personne qui a envoyé le courriel ? Oui ! Mais il n'y a aucune raison de l'envoyer à toutes les personnes qui ont été mises en copie.
Utilisez votre téléphone quand c'est utile
Lorsque vous devez transmettre une information à quelqu'un de manière rapide et efficace, un appel téléphonique reste le meilleur moyen. De plus, il apporte une touche personnelle à votre journée.
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Pourquoi est-il si important de faire attention aux messages que vous envoyez ? Voici quelques statistiques concernant gestion des courriels et la journée de travail de l'Américain moyen :
- Un employé de bureau typique peut envoyer et recevoir jusqu'à 620 courriels au cours d'une semaine de travail de 40 heures.
- Un membre du personnel passe en moyenne 28% de sa journée de travail à lire, envoyer et répondre à des courriels.
- 49% de salariés consultent leur courrier électronique professionnel toutes les quelques heures lorsqu'ils ne sont pas en service.
Comment gérer l'afflux de ces messages ? Une chose est sûre : vous devez trouver ce qui vous convient.
Chacun a son propre système et il n'y a pas de bonne ou de mauvaise méthode. Certaines personnes ne peuvent pas quitter la journée tant que leur boîte de réception n'est pas vide. D'autres ont des dizaines de milliers d'e-mails dans leur boîte de réception, et ce n'est pas grave. Trouvez un système qui vous convient et respectez-le.
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Etiquette du chat
Il existe aujourd'hui un grand nombre de plateformes de chat. Que votre entreprise utilise Le plus important, Slack, Troupeau, Microsoft Teamsou toute autre application disponible, les règles de communication s'appliquent de manière générale.
Voici quelques éléments à prendre en compte pour discuter avec vos collègues de travail :
Ne laissez pas les gens deviner
Au début d'un message, ne tapez pas Hé, Bonjourou le nom de la personne, puis faites une pause avant d'entrer dans le vif du sujet. Partagez l'information dans le message initial. Personne n'a envie de jouer aux devinettes.
Le fantôme est une réalité
Les gens peuvent voir quand vous tapez et combien de temps vous tapez. Et n'oubliez pas d'appuyer sur "Envoyer" lorsque vous avez terminé.
Le spamming n'est pas professionnel
N'en faites pas trop en envoyant message sur message. Donnez à votre interlocuteur le temps de répondre à chaque question.
Tenez compte de votre public
Vous parlez à vos collègues, vous n'envoyez pas de SMS à un ami. Faites des phrases complètes et essayez d'exprimer des idées claires et concises.
Gérer vos attentes
Tout le monde n'est pas au même niveau. Certaines personnes sont lentes à répondre sur le chat, et la charge de travail de chacun est différente. Soyez patient et ils vous répondront dès qu'ils le pourront.
Avez-vous besoin d'un meilleur moyen de communiquer avec vos employés et vos clients ?
Quelle que soit votre méthode de communication, prenez votre temps et faites preuve de patience et de grâce. Lorsqu'il est nécessaire d'utiliser l'étiquette des courriels et des chats, écrivez en faisant preuve d'empathie et de compréhension. Après tout, vous écrivez des chats et des courriels pour partager vos idées.
La meilleure façon de procéder est d'être direct et d'aller droit au but. Peu importe ce que vous écrivez, si vous pensez que quelqu'un peut mal le prendre, il est fort probable que ce sera le cas. Prenez donc quelques minutes pour retravailler ou vous éloigner afin de vous changer les idées et d'y revenir plus tard.
Avec la quantité d'e-mails et de messages de chat que nous recevons quotidiennement de nos collègues, il est difficile d'imaginer ce qu'il en serait si nous y ajoutions les messages des clients externes. C'est là qu'un centre d'appel comme AnswerNet se présente. AnswerNet fonctionne sur une plateforme omnicanale qui permet aux agents de répondre à vos appels, à vos messages de chat et à vos courriels.
Laissez quelqu'un s'occuper d'une partie de votre service à la clientèle, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de vous concentrer sur des choses plus importantes. Cliquez ici pour plus d'informations sur les services omnicanaux d'AnswerNet..
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