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Maîtriser l'étiquette du courrier électronique et du chat pour une journée de travail productive

l'étiquette du courrier électronique et du chat

Les communications d'entreprise sont une source de confusion et de frustration pour beaucoup. Les travailleurs de tous niveaux ont souvent l'impression d'être noyés sous les courriels, les réunions et autres formes de surcharge managériale inutiles.

Nous vivons dans un monde d'une énorme variété, où la diversité est célébrée. Mais s'il y a des choses dans le monde moderne qui sont universellement détestées, les spams et les mauvais textos en font certainement partie.

Il existe une multitude de règles tacites dans l'art de la communication professionnelle. La règle d'or qui consiste à "faire simple" est tout à fait appropriée. Ces règles générales de communication peuvent servir de repères simples pour vous faciliter la vie, à vous et à votre équipe.

Quand et où utiliser l'étiquette

Lorsque vous respectez l'étiquette du courrier électronique et du chat, tenez compte des considérations suivantes pour que le message reste professionnel, que le volume soit réduit et que la valeur soit augmentée :

Étiquette du courrier électronique

Recevez-vous des centaines de courriels par jour ? Certains de ces courriels sont importants, d'autres sont drôles, d'autres encore sont éducatifs, et d'autres sont juste des collègues qui vérifient comment vous allez.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils utiles pour que vos courriels restent professionnels et que les boîtes de réception des membres de votre équipe ne soient pas trop pleines :

Utilisez "Répondre à tous" avec parcimonie

N'utilisez l'option "Répondre à tous" que si tous les membres de la chaîne doivent voir votre réponse.

Copie seulement des parties requises

Vous ne voulez pas inonder les boîtes de réception des gens avec des informations qui ne les concernent pas.

Supprimer les personnes inutiles des chaînes

N'ayez pas peur d'omettre quelqu'un d'une chaîne de courriels si vous savez que sa participation n'est plus nécessaire.

Évitez d'envoyer des notes de remerciement à tous

Devriez-vous envoyer une note de remerciement à la personne qui a envoyé le courriel ? Oui ! Mais il n'y a aucune raison de l'envoyer à tous ceux qui ont reçu une copie.

Utilisez votre téléphone quand c'est nécessaire

Lorsque vous devez transmettre des informations à quelqu'un rapidement et efficacement, un appel téléphonique reste le meilleur moyen. De plus, il apporte une touche personnelle à votre journée.

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Pourquoi est-il si important de faire attention aux messages que vous envoyez ? Voici quelques statistiques sur gestion des e-mails et la journée de travail de l'Américain moyen :

  • Un employé de bureau typique peut envoyer et recevoir jusqu'à 620 courriels au cours d'une semaine de travail de 40 heures.
  • Un membre du personnel passe en moyenne 28 % de sa journée de travail à lire, envoyer et répondre à des courriels.
  •  49% des employés consultent leur courrier électronique professionnel toutes les quelques heures en dehors des heures de travail. 

Comment gérer l'afflux de ces messages ? Une chose est sûre : vous devez trouver ce qui vous convient.

Chacun a son propre système et il n'y a pas de bonne ou de mauvaise méthode. Certaines personnes ne peuvent pas quitter la journée tant que leur boîte de réception n'est pas vide. D'autres ont des dizaines de milliers d'e-mails dans leur boîte de réception, et ce n'est pas grave. Trouvez un système qui vous convient et respectez-le.

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Étiquette du chat

Il existe aujourd'hui un grand nombre de plateformes de chat. Que votre entreprise utilise Mattermost, Slack, Flock, Microsoft Teamsou toute autre application disponible, les règles de communication s'appliquent de manière générale.

Voici quelques éléments à prendre en compte pour discuter avec vos collègues de travail :

Ne faites pas deviner aux gens

Lorsque vous commencez un message, ne tapez pas Hey, Hi, ou le nom de la personne, puis faites une pause avant d'en venir au fait. Partagez les informations dans le message initial. Personne n'a envie de jouer aux devinettes.

Le fantôme est une chose réelle

Les gens peuvent voir quand vous tapez et combien de temps vous tapez. Et n'oubliez pas d'appuyer sur "Envoyer" lorsque vous avez terminé.

Le spamming n'est pas professionnel

N'en faites pas trop en envoyant message sur message. Laissez à la personne avec laquelle vous discutez le temps de répondre à chaque question. 

Tenez compte de votre public

Vous parlez à vos collègues de travail, pas à un ami par texto. Faites des phrases complètes et essayez d'exprimer des pensées claires et concises.

Gérez vos attentes

Tout le monde n'est pas au même niveau. Certaines personnes sont lentes à répondre sur le chat, et les charges de travail de chacun sont différentes. Soyez patient, et ils vous répondront dès qu'ils le pourront.

Avez-vous besoin d'un meilleur moyen de communiquer avec vos employés et vos clients ?

Quelle que soit votre méthode de communication, prenez votre temps et faites preuve de patience et de grâce. Lorsqu'il est nécessaire d'utiliser l'étiquette des courriels et des chats, écrivez avec empathie et compréhension. Après tout, vous écrivez des chats et des e-mails pour partager vos idées.

La meilleure méthode consiste à être direct et à aller droit au but. Peu importe ce que vous écrivez, si vous pensez que quelqu'un peut le prendre mal, il est fort probable que ce soit le cas. Prenez donc quelques minutes et retravaillez ou éloignez-vous pour vous vider la tête et y revenir plus tard.

Avec la quantité d'e-mails et de messages de chat que nous recevons quotidiennement de nos collègues, il est difficile d'imaginer ce qu'il en serait si nous y ajoutions les messages des clients externes. C'est là qu'un centre d'appel comme AnswerNet entre en jeu. AnswerNet fonctionne sur une plateforme omnicanale qui permet aux agents de répondre à vos appels, à vos messages de chat et à vos courriels.

Laissez quelqu'un s'occuper d'une partie de votre service clientèle, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de vous concentrer sur des choses plus importantes. Cliquez ici pour plus d'informations sur les services omnicanaux d'AnswerNet.