Las comunicaciones corporativas son una fuente de confusión y frustración para muchos. Los trabajadores de todos los niveles a menudo se sienten ahogados por correos electrónicos innecesarios, reuniones y otras formas de sobrecarga directiva.
Vivimos en un mundo de enorme variedad, donde se celebra la diversidad. Pero si hay cosas en el mundo moderno que no gustan a nadie, los correos electrónicos no deseados y los malos mensajes de texto estarían sin duda entre ellas.
Hay muchas reglas tácitas en el arte de la comunicación profesional. La regla de oro de "mantener la sencillez" es acertada. Estas reglas generales de comunicación pueden servir de guía para facilitarte la vida a ti y a tu equipo.
Cuándo y dónde utilizar la etiqueta
A la hora de aplicar la etiqueta adecuada en el correo electrónico y el chat, tenga en cuenta estas consideraciones para mantener la profesionalidad en los mensajes, bajar el volumen y aumentar el valor:
Etiqueta del correo electrónico
¿Recibes cientos de correos electrónicos al día? Algunos son importantes, otros son divertidos, otros son educativos y otros son simplemente compañeros de trabajo que quieren saber cómo estás.
A continuación te ofrecemos algunos consejos útiles para que tus correos electrónicos sean profesionales y las bandejas de entrada de los miembros de tu equipo no estén demasiado llenas:
Use "Responder a todos" con moderación
Utiliza "Responder a todos" sólo cuando todos los integrantes de la cadena deban ver tu respuesta.
Sólo Copia Partes Requeridas
No quieres inundar las bandejas de entrada de la gente con información que no les concierne.
Eliminar las personas innecesarias de las cadenas
No tengas miedo de omitir a alguien de una cadena de correos electrónicos si sabes que su participación ya no es necesaria.
Evite enviar notas de agradecimiento a todos
¿Hay que enviar una nota de agradecimiento a la persona que ha enviado el correo electrónico? Sí. Pero no hay razón para enviarla a todos los que recibieron una copia.
Utilice el teléfono cuando tenga sentido
Cuando se necesita hacer llegar información a alguien de forma rápida y eficaz, una llamada telefónica sigue siendo la mejor forma. Además, aporta un toque personal a su día.
_____
¿Por qué es tan importante tener en cuenta los mensajes que se envían? He aquí algunas estadísticas sobre gestión del correo electrónico y la jornada laboral del estadounidense medio:
- El típico empleado de oficina puede enviar y recibir hasta 620 correos electrónicos durante una semana laboral de 40 horas.
- Un empleado medio dedica aproximadamente el 28% de su jornada laboral a leer, enviar y responder correos electrónicos.
- El 49% de los empleados consultan su correo electrónico de trabajo cada pocas horas cuando no están trabajando.
¿Cómo gestionar la afluencia de estos mensajes? Una cosa es segura: tienes que encontrar lo que funcione para ti.
Cada uno tiene su sistema y no hay una forma correcta o incorrecta. Algunas personas no pueden cerrar la sesión hasta que su bandeja de entrada está vacía. Otras tienen decenas de miles de correos en la bandeja de entrada, y no pasa nada. Encuentra un sistema que te funcione y cíñete a él.
_____
Etiqueta del chat
Hoy en día existen muchas plataformas de chat. Tanto si su empresa utiliza Mattermost, Slack, Flock, Microsoft Teamso cualquiera de las otras aplicaciones disponibles, las reglas de comunicación se aplican ampliamente.
He aquí algunas consideraciones para charlar con tus compañeros de trabajo:
No hagas que la gente adivine
Cuando empieces un mensaje, no escribas Hey, Hi, o el nombre de la persona, y luego hagas una pausa antes de ir al grano. Comparte la información en el mensaje inicial. Nadie quiere jugar a las adivinanzas.
El "ghosting" es algo real
La gente puede ver cuándo estás escribiendo y cuánto tiempo estás escribiendo. Y no te olvides de pulsar el botón de enviar cuando hayas terminado.
El spam es poco profesional
No exageres lanzando un mensaje tras otro. Dale tiempo a la persona con la que chateas para que responda a cada pregunta.
Considere su audiencia
Estás hablando con tus compañeros de trabajo, no enviando mensajes de texto a un amigo. Utiliza frases completas y trata de transmitir pensamientos claros y concisos.
Gestione sus expectativas
No todo el mundo está al mismo nivel. Algunas personas tardan en responder en el chat, y las cargas de trabajo de cada uno son diferentes. Ten paciencia y te responderán cuando puedan.
¿Necesita una forma mejor de comunicarse con sus empleados y clientes?
Sea cual sea el método de comunicación, tómate tu tiempo y ten paciencia y gracia. Cuando sea necesario utilizar la etiqueta adecuada en el correo electrónico y el chat, escribe con empatía y comprensión. Al fin y al cabo, escribes chats y correos electrónicos para compartir tus pensamientos.
El mejor proceso es ser directo y al grano. No importa lo que escribas, si crees que alguien puede tomarlo a mal, lo más probable es que lo haga. Así que tómate unos minutos y vuelve a trabajar o aléjate para despejar la mente y volver a hacerlo más tarde.
Con la cantidad de mensajes de correo electrónico y de chat que recibimos a diario de nuestros compañeros de trabajo, es difícil imaginar cómo sería si añadiéramos a la mezcla los mensajes de clientes externos. Ahí es donde entra en juego un centro de llamadas como AnswerNet. AnswerNet funciona en una plataforma omnicanal que permite a los agentes responder a sus llamadas, mensajes de chat y correos electrónicos.
Deje que alguien se encargue de una parte de su servicio de atención al cliente, permitiéndole a usted y a su equipo centrarse en cosas más importantes. Haga clic aquí para obtener más información sobre los servicios omnicanal de AnswerNet.
