Las comunicaciones corporativas son una fuente de confusión y frustración para muchos. Los trabajadores de todos los niveles se sienten a menudo ahogados por correos electrónicos innecesarios, reuniones y otras formas de sobrecarga administrativa.
Vivimos en un mundo de enorme variedad, donde se celebra la diversidad. Pero si hay cosas en el mundo moderno que no gustan a todo el mundo, los correos electrónicos basura y los mensajes de texto mal enviados estarían sin duda entre ellas.
Hay muchas reglas tácitas en el arte de la comunicación profesional. La regla de oro de la sencillez es muy acertada. Estas reglas generales de comunicación pueden servir de guía para facilitarte la vida a ti y a tu equipo.
Cuándo y dónde utilizar la etiqueta
A la hora de aplicar la etiqueta adecuada en el correo electrónico y el chat, tenga en cuenta estas consideraciones para mantener la profesionalidad en los mensajes, bajar el volumen y aumentar el valor:
Etiqueta del correo electrónico
¿Recibes cientos de correos electrónicos al día? Algunos son importantes, otros divertidos, otros educativos y otros son sólo compañeros de trabajo que quieren saber cómo estás.
A continuación te ofrecemos algunos consejos útiles para que tus correos electrónicos sean profesionales y las bandejas de entrada de los miembros de tu equipo no estén demasiado llenas:
Utilice "Responder a todos" con moderación
Utiliza "Responder a todos" sólo cuando todos los miembros de la cadena necesiten ver tu respuesta.
Sólo copia Partes requeridas
No querrá inundar las bandejas de entrada de la gente con información que no les concierne.
Eliminar personas innecesarias de las cadenas
No tengas miedo de omitir a alguien de una cadena de correos electrónicos si sabes que su participación ya no es necesaria.
Evite enviar notas de agradecimiento a todos
¿Debe enviar una nota de agradecimiento a la persona que envió el correo electrónico? Sí. Pero no hay por qué enviarla a todos los que recibieron una copia.
Utilice el teléfono cuando tenga sentido
Cuando necesita hacer llegar información a alguien de forma rápida y eficaz, una llamada telefónica sigue siendo la mejor manera. Además, aporta un toque personal a tu día a día.
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¿Por qué es tan importante prestar atención a los mensajes que se envían? He aquí algunas estadísticas sobre gestión del correo electrónico y la jornada laboral del estadounidense medio:
- El típico empleado de oficina puede enviar y recibir hasta 620 correos electrónicos durante una semana laboral de 40 horas.
- Un empleado medio dedica aproximadamente 28% de su jornada laboral a leer, enviar y responder correos electrónicos.
- 49% de empleados consultan su correo electrónico de trabajo cada pocas horas cuando no están trabajando.
¿Cómo gestionar la afluencia de estos mensajes? Una cosa es segura: tienes que encontrar lo que funcione para ti.
Cada uno tiene su sistema y no hay una forma correcta o incorrecta. Algunas personas no pueden cerrar la sesión hasta que su bandeja de entrada está vacía. Otras tienen decenas de miles de correos en la bandeja de entrada, y no pasa nada. Encuentra un sistema que te funcione y cíñete a él.
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Etiqueta del chat
Hoy en día existen muchas plataformas de chat. Tanto si su empresa utiliza Mattermost, Slack, Rebaño, Microsoft Teamso cualquiera de las otras aplicaciones disponibles, las normas de comunicación se aplican ampliamente.
He aquí algunas consideraciones para charlar con tus compañeros de trabajo:
No hagas adivinar a la gente
Al iniciar un mensaje, no escriba Hola, Holao el nombre de la persona, y haz una pausa antes de ir al grano. Comparta la información en el mensaje inicial. Nadie quiere jugar a las adivinanzas.
El ghosting es algo real
La gente puede ver cuándo estás escribiendo y cuánto tiempo. Y no te olvides de pulsar Enviar cuando hayas terminado.
El spam no es profesional
No exageres enviando un mensaje tras otro. Dale tiempo a la persona con la que chateas para que responda a cada pregunta.
Piense en su público
Estás hablando con tus compañeros de trabajo, no enviando mensajes de texto a un amigo. Utiliza frases completas e intenta transmitir ideas claras y concisas.
Gestione sus expectativas
No todo el mundo está al mismo nivel. Algunas personas tardan en responder en el chat, y las cargas de trabajo de cada uno son diferentes. Ten paciencia y te responderán cuando puedan.
¿Necesita una forma mejor de comunicarse con empleados y clientes?
Sea cual sea tu método de comunicación, tómate tu tiempo y ten paciencia y gracia. Cuando sea necesario utilizar la etiqueta adecuada en el correo electrónico y el chat, escribe con empatía y comprensión. Al fin y al cabo, escribes chats y correos electrónicos para compartir tus pensamientos.
Lo mejor es ser directo y directo. No importa lo que escribas, si crees que alguien puede malinterpretarlo, lo más probable es que lo haga. Así que tómate unos minutos y vuelve a redactarlo o aléjate para aclarar tus ideas y retomarlo más tarde.
Con la cantidad de mensajes de correo electrónico y de chat que recibimos a diario de nuestros compañeros de trabajo, es difícil imaginar cómo sería si añadiéramos a la mezcla los mensajes de clientes externos. Ahí es donde un centro de llamadas como AnswerNet entra. AnswerNet funciona en una plataforma omnicanal que permite a los agentes responder a sus llamadas, mensajes de chat y correos electrónicos.
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