Êtes-vous propriétaire ou dirigez-vous une société de gestion immobilière ? Vous envisagez de réduire les coûts et améliorer votre service aux locataires ?
La lutte pour faire face aux problèmes de maintenance peut s’avérer coûteuse et épuisante. Pourtant, une façon efficace de réduire les coûts consiste à externaliser certaines des responsabilités.
Vous pouvez externaliser tout – des services de réponse simple à la gestion de l’entretien des bâtiments. Il existe de nombreuses solutions disponibles pour les propriétés commerciales et résidentielles qui non seulement aident les propriétaires d’entreprise à réduire leurs coûts, mais également à offrir une meilleure expérience globale à leurs locataires.
Qu’est-ce qu’un service d’accueil téléphonique ?
A Service d'accueil téléphonique utilise des agents en direct et communications multicanal Fournir un service d’accueil téléphonique ou de messagerie 24 heures sur 24. Les entreprises externalisent souvent ces services à des sociétés de services d’accueil afin de répondre à un volume de demandes important, d’assurer un soutien téléphonique après-midi et soir, de faire face à des pénuries de personnel ou à des contraintes budgétaires, et pour de nombreuses autres raisons.
Comment les gestionnaires immobiliers profitent-ils des services d’accueil téléphonique ?
Le recours à un service d’accueil garantit que vos appels téléphoniques sont traités rapidement et sans interruption par une personne réelle 24h/24 et 7j/7. Les locataires et les prospects bénéficient ainsi du même service client exceptionnel qu’ils attendent de leurs gestionnaires immobiliers.
L’externalisation des services d’assistance téléphonique peut également permettre d’obtenir des gains d’efficacité opérationnels et budgétaires, ainsi que d’éviter des coûts d’administration coûteux grâce à des pratiques de continuité d’activité efficaces.
Le travail en externalisation permet également aux employés internes de se concentrer sur des tâches plus importantes, telles que le maintien de la satisfaction des locataires et l’augmentation de la fréquentation des locaux.
Qu’est-ce qu’il faut rechercher lors de l’utilisation d’un service d’assistance téléphonique
Quand choisir un service d’accueil téléphonique, Vous devriez donc envisager les sociétés qui proposent ce type de services.
1. Communication multicanal ou omnicanal
Donnez aux locataires et aux prospects la flexibilité de communiquer avec vous comme ils le souhaitent, notamment :
- Chat : En ajoutant simplement un code spécifique sur votre site web, vous pouvez installer une boîte de discussion. Cela permet aux visiteurs de votre site de discuter directement avec les agents et de répondre à leurs questions en temps réel.
- SMS Texting : Le texte est une méthode de communication préférée de nombreux utilisateurs. Les centres d'assistance peuvent créer des numéros compatibles avec le texte, permettant aux locataires de vous envoyer des messages texte concernant leurs préoccupations ou leurs autres demandes.
- Les médias sociaux : Avec une page professionnelle sur une plateforme sociale, les prospects peuvent vous envoyer un message directement depuis leur application préférée et vous pourrez répondre instantanément à leurs demandes.
- Email : Les agents surveillent et répondent aux e-mails des futurs locataires et des locataires actuels. Cela est particulièrement utile pour ceux qui préfèrent la communication électronique par e-mail.
2. Disponibilité 24/7/365
Votre bureau peut être ouvert uniquement de 9h à 17h, mais vos locataires (actuels et potentiels) peuvent avoir des préoccupations à tout moment de la journée ou de la nuit. Une urgence ne peut pas attendre, et une personne qui envisage de louer chez vous pourrait alors passer à la propriété suivante de sa liste si vous n’êtes pas disponible.
Grâce à un service d’assistance téléphonique, vos lignes téléphoniques restent ouvertes à toutes les heures. Vous n’échouerez plus jamais un appel important.
3. Service d'assistance téléphonique pour la gestion locative après-midi
Les urgences surviennent jour et nuit. Après-midi Les centres d’appels sont là pour vous aider lorsque vous n’êtes pas au bureau.
Les appels urgents peuvent être transmis ou envoyés immédiatement au personnel compétent, tandis que les appels non urgents peuvent être enregistrés, envoyés par fax ou e-mail.
Le centre d'appels collaborera avec votre équipe pour élaborer une liste des urgences immobilières nécessitant une intervention après les heures de bureau.
Lors du choix d’un centre d’appels, assurez-vous que tout soit configurable pour répondre aux normes et aux besoins de votre entreprise. Certaines urgences courantes liées à la gestion immobilière peuvent inclure :
- Inondation
- Problèmes immobiliers
- Lockouts
- Air conditionné ou chauffage cassé
- Réparation de la porte d’entrée
- Débordements d’eau ou de gaz
- Problèmes électriques
- Réparation de réfrigérateurs
- Fenêtres, portes et serrures brisées
- Urgence en plomberie
- Alarums
- Problèmes de remorquage
- Réclamations de bruit et de nuisance
Les agents commencent la conversation en indiquant le nom de l’immeuble. Ils enregistrent ensuite les coordonnées du locataire et gèrent la conversation selon vos instructions.
Les centres d'appels travaillent avec votre équipe pour élaborer une liste des urgences immobilières nécessitant une intervention après-ouvertures. Lors du choix d'un service d'accueil téléphonique pour la gestion immobilière, assurez-vous que toutes vos options soient personnalisables pour répondre à vos besoins.
4. Formation complète et assurance de la qualité
Demandez quelle formation subissent les agents téléphoniques. Par exemple, dans quelle mesure le fournisseur propose-t-il des formations en soft skills ? Sont-ils capables de rester calmes face à des clients en colère ?
Cela garantira que vos appels seront traités avec le plus haut niveau d’efficacité et de professionnalisme, contribuant ainsi à réduire au minimum les plaintes relatives au service client.
5. Processus métier automatisés
Une autre façon de réduire les dépenses et d’améliorer votre quotidien consiste à automatiser les tâches quotidiennes, telles que la réponse aux courriels et aux appels téléphoniques. Cela vous permet de consacrer davantage de ressources humaines à d’autres tâches.
Les agents des centres d'assistance répondent aux messages électroniques et les envoient à la personne appropriée. De plus, un programme de gestion des courriels peut être externalisé, les agents répondant aux destinataires en utilisant une bibliothèque de réponses personnalisées.
Améliorez votre note de service en collaborant avec un centre d'appels dès aujourd'hui !
Il existe de nombreux avantages à travailler avec un service de réponse téléphonique pour la gestion immobilière. Vous bénéficiez du soutien en matière de service client, de la sécurité et de la technologie nécessaires pour assurer le succès de votre entreprise et le bien-être des locataires.
AnswerNet est un fournisseur de services complet pour les envois entrants, sortants, automatisés et Outsourcing des processus d'entreprise (BPO) Services de centre d'appels. Nous exploitons 30 centres d'appels aux États-Unis et au Canada.
L'expérience est très importante lors du recrutement dans un centre d'appels. AnswerNet possède cette expérience. Découvrez ce reportage sur le sujet : diffusé sur CBS17 En mettant en évidence le travail réalisé par AnswerNet auprès des logements sociaux de Durham.
Nous proposons une large gamme de services, notamment des fonctions de base telles que l’accueil téléphonique, la réception par courriel, la réservation en ligne de rendez-vous et la gestion de l’entretien des bâtiments. Contactez-nous aujourd'hui pour plus d'informations.
