¿Posee o dirige una empresa de gestión inmobiliaria? ¿Busca reducir costes y mejorar el servicio al inquilino?
La lucha por estar al día en cuestiones de mantenimiento puede ser costosa y abrumadora. Sin embargo, una forma eficaz de reducir costes es externalizar algunas de las responsabilidades.
Se puede subcontratar cualquier cosa, desde un simple servicio de atención al público hasta la gestión del mantenimiento del edificio. Hay muchas soluciones disponibles para propiedades comerciales y residenciales que no solo ayudan a los propietarios de negocios a reducir costes, sino que también proporcionan una mejor experiencia general a sus inquilinos.
¿Qué es un servicio de atención telefónica?
A servicio de atención telefónica utiliza agentes en directo y comunicaciones multicanal para responder al teléfono o a los mensajes las 24 horas del día. A menudo, las empresas recurren a empresas de servicios de contestador para hacer frente a grandes volúmenes de llamadas, asistencia telefónica fuera del horario laboral, escasez de personal, limitaciones presupuestarias y otros muchos motivos.
¿Cómo se benefician los administradores de fincas de los servicios de atención telefónica?
Trabajar con un servicio de contestador automático garantiza que sus teléfonos sean atendidos por una persona en directo de forma rápida y sin interrupciones las 24 horas del día. Los inquilinos y clientes potenciales reciben sin problemas el mismo servicio de atención al cliente excepcional que esperan de sus administradores de propiedades.
La externalización de los servicios de respuesta también puede conducir a la eficiencia operativa y presupuestaria, así como a la prevención de costosas responsabilidades de gestión a través de sólidas prácticas de continuidad del negocio.
La externalización también libera al personal interno de la oficina para que se centre en tareas más importantes, como mantener a los inquilinos contentos y aumentar la ocupación.
En qué hay que fijarse cuando se piensa en un servicio de atención al cliente
En elegir un servicio de atención telefónicadebe tener en cuenta a las empresas que ofrecen lo siguiente.
1. Comunicación multicanal u omnicanal
Ofrezca a sus inquilinos y clientes potenciales la flexibilidad de comunicarse con usted de la forma que prefieran, por ejemplo
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- Chat: Simplemente colocando un código específico en su sitio web, puede instalar un cuadro de chat. Esto permite a los visitantes de su sitio web chatear directamente con los agentes, respondiendo a las preguntas en tiempo real.
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- Mensajes de texto: Los mensajes de texto son el método de comunicación preferido por muchos. Los centros de contacto pueden establecer números habilitados para mensajes de texto que permitan a los inquilinos enviarle a usted sus preocupaciones u otras consultas.
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- Redes sociales: Con una página de empresa en una plataforma social, los clientes potenciales pueden enviarle mensajes directamente en su aplicación favorita y usted puede responder a las consultas al instante.
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- Correo electrónico: Los agentes supervisan y responden a los correos electrónicos de los posibles inquilinos y de los inquilinos actuales. Esto es especialmente útil para aquellos que prefieren la comunicación electrónica por correo electrónico.
2. Disponibilidad 24/7/365
Puede que su oficina sólo esté abierta de 9 a 5, pero sus inquilinos (actuales y potenciales) pueden tener preocupaciones a cualquier hora del día o de la noche. Una emergencia no puede esperar, y una persona que está pensando en alquilarte puede pasar a la siguiente propiedad de su lista si no estás accesible.
Con la ayuda de un servicio de contestador automático, sus líneas telefónicas permanecen abiertas a todas horas. Nunca más perderá una llamada importante.
3. Servicio de atención al cliente de administración de fincas fuera del horario laboral
Las emergencias ocurren durante todo el día y la noche. Fuera de horario Los centros de llamadas están ahí para ayudarle cuando no está en la oficina.
Las llamadas urgentes pueden ser parcheadas o enviadas inmediatamente al personal adecuado, y las no urgentes pueden ser retenidas para su recuperación o enviadas por fax y correo electrónico.
El centro de llamadas trabajará con su equipo para elaborar una lista de emergencias inmobiliarias fuera del horario de atención que requieran una escalada.
Cuando busque un centro de llamadas, asegúrese de que todo es personalizable para cumplir con los estándares y necesidades de su empresa. Algunas emergencias estándar de gestión de la propiedad pueden incluir:
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- Inundación
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- Emergencia inmobiliaria
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- Bloqueos
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- Aire acondicionado o calefacción averiados
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- Reparación de la puerta delantera
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- Fugas de agua o gas
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- Problemas eléctricos
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- Reparación de frigoríficos
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- Ventanas, puertas y cerraduras rotas
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- Emergencias de fontanería
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- Alarmas
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- Problemas de remolque
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- Quejas por ruidos y molestias
Los agentes comienzan la llamada indicando el nombre del inmueble. A continuación, captan los datos de contacto del residente y gestionan la llamada siguiendo sus instrucciones.
Los centros de llamadas trabajan con su equipo para elaborar una lista de emergencias inmobiliarias fuera del horario de trabajo que necesitan ser atendidas. Cuando busque un servicio de atención telefónica para la gestión de la propiedad, asegúrese de que todas las opciones son personalizables para satisfacer sus necesidades.
4. Formación exhaustiva y garantía de calidad
Pregunte qué tipo de proceso de formación siguen los agentes telefónicos. Por ejemplo, ¿en qué medida cubre el proveedor la formación en habilidades blandas? ¿Saben sus agentes cómo mantener la calma con las personas iracundas que llaman?
Esto garantizará que sus llamadas se gestionen con el máximo nivel de eficiencia y profesionalidad, ayudando a mantener las quejas del servicio de atención al cliente al mínimo.
5. Procesos empresariales automatizados
Otra forma de mantener bajos los gastos y facilitarte la vida es automatizar las tareas cotidianas de la empresa, como el correo electrónico y la respuesta al chat. Esto le permite dedicar más recursos de personal a otras tareas.
Los agentes del centro de contacto clasifican los mensajes de correo electrónico y los envían a quien corresponda. O bien, se puede subcontratar un programa de gestión del correo electrónico en el que los agentes respondan a los remitentes utilizando una biblioteca de respuestas personalizada.
Mejore su calificación de servicio asociándose con un centro de llamadas hoy mismo.
Trabajar con un servicio de atención telefónica para la gestión de propiedades tiene muchas ventajas. Obtendrá el apoyo del servicio de atención al cliente, la seguridad y la tecnología que le ayudarán a tener un negocio próspero y unos inquilinos contentos.
AnswerNet es un proveedor de servicios integrales de externalización de procesos empresariales (BPO) externalización de procesos empresariales (BPO) (BPO). Contamos con 30 centros de contacto en Estados Unidos y Canadá.
La experiencia es muy importante a la hora de contratar un centro de llamadas. AnswerNet tiene esa experiencia. Echa un vistazo a este segmento de noticias que salió al aire en CBS17 destacando el trabajo que AnswerNet ha hecho con Durham vivienda pública.
Ofrecemos una amplia gama de servicios, entre los que se incluyen funciones básicas de atención telefónica, recepcionista por correo electrónico, servicios de programación de citas en línea y servicios de gestión del mantenimiento de edificios. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener más información.
