¿Posee o dirige una empresa de gestión inmobiliaria? ¿Está buscando reducir costes mejorar aún su servicio al inquilino?
La lucha por estar al día en cuestiones de mantenimiento puede resultar costosa y abrumadora. Sin embargo, una forma eficaz de reducir costes es externalizar algunas de las responsabilidades.
Puede externalizar cualquier cosa, desde un simple servicio de atención de llamadas hasta la gestión del mantenimiento de un edificio. Hay muchas soluciones disponibles para propiedades comerciales y residenciales que no solo ayudan a los empresarios a reducir costes, sino que también proporcionan una mejor experiencia general a sus inquilinos.
¿Qué es un servicio de atención telefónica?
A servicio de atención telefónica utiliza agentes en directo y comunicaciones multicanal para responder al teléfono o a los mensajes las 24 horas del día. Las empresas suelen recurrir a empresas de servicios de contestador automático para hacer frente a grandes volúmenes de llamadas, asistencia telefónica fuera del horario laboral, escasez de personal, limitaciones presupuestarias y otras muchas razones.
¿Cómo se benefician los administradores de fincas de los servicios de atención telefónica?
Trabajar con un servicio de contestador automático garantiza que sus teléfonos sean atendidos por una persona de forma rápida y sin interrupciones las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Los inquilinos y clientes potenciales recibirán sin problemas el mismo servicio de atención al cliente excepcional que esperan de sus administradores de propiedades.
La externalización de los servicios de atención al cliente también puede mejorar la eficiencia operativa y presupuestaria, así como evitar costosas responsabilidades de gestión mediante sólidas prácticas de continuidad empresarial.
La externalización también libera al personal interno de las oficinas para que pueda centrarse en tareas más importantes, como mantener contentos a los inquilinos y aumentar la ocupación.
Qué hay que tener en cuenta al contratar un servicio de atención de llamadas
En elegir un servicio de atención telefónicaSi tiene alguna duda, debería considerar las empresas que ofrecen lo siguiente.
1. Comunicación multicanal u omnicanal
Ofrezca a sus inquilinos y clientes potenciales la flexibilidad necesaria para comunicarse con usted de la forma que prefieran, por ejemplo
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- Charla: Basta con colocar un código específico en su sitio web para instalar un cuadro de chat. Esto permite a los visitantes de su sitio chatear directamente con los agentes, respondiendo a sus preguntas en tiempo real.
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- Mensajes de texto SMS: Los mensajes de texto son el método de comunicación preferido por muchos. Los centros de contacto pueden habilitar números de texto para que los inquilinos le envíen por mensaje de texto sus dudas u otras consultas.
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- Medios de comunicación social: Con una página de empresa en una plataforma social, los clientes potenciales pueden enviarle mensajes directamente en su aplicación favorita y usted puede responder a las consultas al instante.
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- Correo electrónico: Los agentes controlan y responden a los correos electrónicos de posibles inquilinos y de inquilinos actuales. Esto es especialmente útil para quienes prefieren la comunicación electrónica por correo electrónico.
2. Disponibilidad 24/7/365
Puede que su oficina sólo esté abierta de 9 a 5, pero sus inquilinos (actuales y potenciales) pueden tener preocupaciones a cualquier hora del día o de la noche. Una emergencia no puede esperar, y una persona que esté pensando en alquilarle un inmueble puede pasar a la siguiente propiedad de su lista si usted no está accesible.
Con la ayuda de un servicio de contestador, sus líneas telefónicas permanecen abiertas a todas horas. Nunca volverá a perder una llamada importante.
3. Servicio de atención al cliente de administración de fincas fuera del horario laboral
Las emergencias ocurren todo el día y toda la noche. Fuera del horario laboral Los centros de llamadas están ahí para ayudarle cuando no está en la oficina.
Las llamadas urgentes pueden parchearse o enviarse inmediatamente al personal adecuado, y las que no son urgentes pueden retenerse para su recuperación o enviarse por fax y correo electrónico.
El centro de llamadas trabajará con su equipo para elaborar una lista de emergencias inmobiliarias fuera del horario de atención que requieran escalado.
Cuando busque un centro de llamadas, asegúrese de que todo es personalizable para cumplir las normas y necesidades de su empresa. Algunas emergencias estándar de gestión de la propiedad pueden incluir:
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- Inundación
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- Emergencia inmobiliaria
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- Bloqueos
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- Aire acondicionado o calefacción averiados
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- Reparación de la puerta delantera
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- Fugas de agua o gas
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- Problemas eléctricos
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- Reparación de frigoríficos
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- Ventanas, puertas y cerraduras rotas
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- Emergencias de fontanería
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- Alarmas
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- Problemas de remolque
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- Quejas por ruidos y molestias
Los agentes comienzan la llamada indicando el nombre del inmueble. A continuación, captan los datos de contacto del residente y gestionan la llamada siguiendo sus instrucciones.
Los centros de atención telefónica trabajan con su equipo para elaborar una lista de emergencias inmobiliarias fuera del horario de atención que necesitan escalado. Cuando busque un servicio de atención telefónica para la gestión de propiedades, asegúrese de que todas las opciones se adaptan a sus necesidades.
4. Formación exhaustiva y garantía de calidad
Pregunte qué tipo de proceso de formación siguen los agentes telefónicos. Por ejemplo, ¿en qué medida cubre el proveedor la formación en habilidades interpersonales? ¿Saben sus agentes mantener la calma con las personas que llaman airadas?
Esto garantizará que sus llamadas se gestionen con el máximo nivel de eficacia y profesionalidad, contribuyendo a mantener al mínimo las reclamaciones de atención al cliente.
5. Procesos empresariales automatizados
Otra forma de mantener bajos los gastos y facilitarte la vida es automatizar las tareas cotidianas de la empresa, como el correo electrónico y la respuesta al chat. Esto le permite dedicar más recursos de personal a otras tareas.
Los agentes del centro de contacto clasifican los mensajes de correo electrónico y los envían a quien corresponda. O bien, se puede subcontratar un programa de gestión del correo electrónico en el que los agentes respondan a los remitentes utilizando una biblioteca de respuestas personalizada.
Mejore su calificación de servicio asociándose con un centro de llamadas hoy mismo.
Trabajar con un servicio de atención telefónica para la gestión de propiedades tiene muchas ventajas. Obtendrá el apoyo del servicio de atención al cliente, la seguridad y la tecnología que le ayudarán a tener un negocio próspero y unos inquilinos contentos.
AnswerNet es un proveedor integral de servicios de entrada, salida, automatizados y externalización de procesos empresariales (BPO) servicios de centro de llamadas. Tenemos 30 centros de contacto en Estados Unidos y Canadá.
La experiencia es muy importante a la hora de contratar un centro de llamadas. AnswerNet tiene esa experiencia. Echa un vistazo a este segmento de noticias que emitido en CBS17 destacando el trabajo que AnswerNet ha realizado con las viviendas públicas de Durham.
Proporcionamos una amplia gama de servicios, incluidas las funciones básicas de atención telefónica, recepcionista por correo electrónico, servicios de programación de citas en línea y servicios de gestión del mantenimiento de edificios. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para más información.
